Con la sentenza del 14 maggio 2025 (causa T-36/23), il Tribunale dell’Unione europea (Grande Sezione) ha affermato un principio chiave per la trasparenza digitale: anche gli SMS possono costituire atti soggetti al diritto di accesso.

Il caso trae origine dalla richiesta di una giornalista del New York Times di ottenere copia dei messaggi scambiati tra la Presidente della Commissione europea, Ursula von der Leyen, e l’amministratore delegato di Pfizer, Albert Bourla, durante la fase emergenziale della pandemia.

La Commissione aveva negato l’accesso, sostenendo di “non detenere” tali documenti. Il Tribunale ha però ritenuto inadeguata la risposta, annullando il diniego e richiamando l’amministrazione all’obbligo di fornire motivazioni chiare, verificabili e documentate circa l’asserita indisponibilità dei messaggi.

Gli SMS come documenti amministrativi

La Corte ha sottolineato che non è la forma o il supporto a definire un documento, ma la sua rilevanza per l’attività amministrativa. Pertanto, anche gli SMS e altre forme di comunicazione elettronica possono rientrare nella categoria dei documenti oggetto di accesso ai sensi del diritto dell’UE, così come previsto anche dalla legge italiana (L. 241/1990).

Se tali messaggi sono stati cancellati, spiega il Tribunale, l’amministrazione ha l’onere di motivare chiaramente le ragioni per cui ne è stata ritenuta non necessaria la conservazione.

Obblighi organizzativi e principio di trasparenza

Ai punti 70 e 79 della sentenza, il Tribunale chiarisce che le amministrazioni pubbliche devono dotarsi di procedure interne esplicite e formalizzate per la conservazione di documenti digitali, definendo tempi, modalità e criteri di archiviazione. In assenza di tali misure, si mette a rischio l’effettività del diritto di accesso dei cittadini, poiché l’ente potrebbe non essere nemmeno in grado di accertare l’esistenza o la localizzazione delle informazioni richieste.

Conservazione e GDPR: obblighi non eludibili

Il principio è rafforzato anche dal riferimento all’art. 5 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), che impone alle pubbliche amministrazioni di assicurare l’integrità, la disponibilità e la conservazione dei dati in maniera conforme ai principi fondamentali della normativa europea sulla privacy.

Tale obbligo si estende a tutti i dispositivi elettronici utilizzati dai dipendenti pubblici e dai titolari di incarichi politici, senza eccezione per la natura "personale" del mezzo, quando il contenuto è funzionalmente legato all’attività istituzionale.

Una responsabilità diffusa e strutturata

La Corte riconosce, al punto 77, che l’ambiente digitale genera volumi elevati di dati, ma ciò non può giustificare l’assenza di criteri strutturati per la conservazione. Al contrario, è proprio la vastità del flusso informativo a rendere indispensabile l’introduzione di regole interne, non arbitrarie, per garantire l’accessibilità futura delle informazioni, in un’ottica di accountability e controllo democratico.

Verso una nuova cultura istituzionale della trasparenza

La sentenza richiama le pubbliche amministrazioni europee alla necessità di disciplinare in modo esplicito l’accesso e l’archiviazione di comunicazioni elettroniche: SMS, email, messaggi istantanei. Allo stesso tempo, sottolinea l’urgenza di promuovere una cultura della responsabilità istituzionale, affinché dirigenti e funzionari comprendano che anche le comunicazioni digitali sono parte integrante della documentazione amministrativa.

Questa pronuncia rappresenta una svolta importante e conferma un orientamento già consolidato nel diritto italiano, secondo cui ogni contenuto rilevante per l’attività amministrativa – indipendentemente dalla forma – rientra nel concetto di “documento amministrativo” e come tale è soggetto agli obblighi di trasparenza, accesso e conservazione.